Outlook으로 생산성을 높이는 11가지 최고의 팁

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수백만 명의 사람들이 직장과 가정에서 Microsoft Outlook을 사용하여 전자 메일과 일정을 관리합니다. 그것이 유용성에 대한 증거이지만 진실은 그 기능을 최대한 활용하는 방법을 아는 사람이 거의 없다는 것입니다.

몇 가지 간단한 트릭을 배우면 시간을 절약하고 더 효율적으로 작업할 수 있으며 가정과 직장 생활을 동기화할 수도 있습니다. 이 팁은 Outlook 2013, 2016, 2019 및 Microsoft 365를 대상으로 하지만 대부분은 이전 버전의 Outlook에도 적용됩니다.

팁 #1: 빠른 부품을 사용하여 반복적인 타이핑 제거

정기적으로 표준 텍스트 블록을 입력해야 하는 경우 파일로 저장할 수 있습니다. "빠른 부분" 이메일에 쉽게 삽입할 수 있습니다.

  1. 작성기 창에서 텍스트를 강조 표시합니다.

  2. 클릭 "끼워 넣다" 탭을 눌러 리본 메뉴를 롤아웃합니다.

  3. 선택하다 "빠른 부품" 그리고 선택 빠른 부품 갤러리에 선택 항목을 저장합니다."

  4. 딸깍 하는 소리 "좋아요" 팝업 프레임에서 새 빠른 파트 프레이즈를 저장합니다.

앞으로 동일한 텍스트 블록을 입력하기 시작하면 제안으로 팝업이 표시됩니다. 때리다 "반품" 전체 텍스트를 삽입합니다. 마우스로 문구를 선택할 수도 있습니다. "빠른 부품" 쓰러지 다. 배치 옵션을 보려면 마우스 오른쪽 버튼을 클릭하거나 빠른 부품 및 기타 "구성 요소"를 편집 및 관리합니다.

팁 #2: 나중에 전달할 메시지 작성

즉시 공유하고 싶지 않은 뉴스나 메시지가 있는 경우 Outlook에서 지정된 시간까지 배달을 연기할 수 있습니다.

  1. 이메일을 작성하고 수신자를 추가하십시오. 평소처럼 보낼 모든 것을 준비하십시오.

  2. "옵션" 탭을 클릭합니다. 그 아래에 플라이아웃 메뉴가 나타납니다.

  3. 클릭 “배송지연” 또는 "에서 작은 화살표 아이콘을 선택하십시오.보내다" 상자, Outlook 버전 및 OS에 따라 다릅니다.

  4. 팝업 프레임에서 수신자가 이메일을 수신할 날짜와 시간을 선택한 다음 "닫다" 또는 "보내다" Outlook 버전 및 OS에 따라 다릅니다.

  5. 딸깍 하는 소리 "보내다" 완료되면.

  6. Exchange 서버를 사용하는 경우 이제 Outlook을 닫을 수 있습니다. POP 또는 IMAP을 사용하는 경우 지정된 전송 시간이 지날 때까지 애플리케이션을 열어 두어야 합니다.

날짜와 시간을 업데이트하거나 메시지가 전송되기 전에 완전히 삭제할 수도 있습니다. 방문하다 "체커" 폴더를 클릭하고 "보내기 취소." 그런 다음 메시지를 다시 만들고 새 날짜 또는 시간에 보낼 수 있습니다.

팁 #3: 일반 검색을 위한 폴더 만들기

메시지 목록 위에 있는 검색 필드에 단어나 구를 입력하여 언제든지 현재 폴더를 검색할 수 있습니다. 그러나 자주 검색되는 용어의 경우 다음을 사용하여 작업을 단순화할 수 있습니다. "찾다" 폴더.

로 이동 "폴더" 탭을 클릭하고 마우스 오른쪽 버튼을 클릭하십시오. "검색 폴더" 하나를 생성합니다. 다양한 템플릿(특정 사람의 이메일, 중요로 표시된 메일 등)에서 선택하거나 다음을 사용하여 자신만의 기준을 설정합니다. "사용자 지정 검색 폴더 만들기" 옵션.

Outlook 창 왼쪽의 폴더 창에 새 검색 폴더가 나타납니다. 선택한 조건을 충족하는 메시지를 보려면 클릭하십시오. 마우스 오른쪽 버튼을 클릭하고 선택 "폴더 이름 바꾸기" 편리한 이름을 지정합니다.

팁 #4: 빠른 단계로 반복 작업 자동화

수신 이메일을 동료에게 전달하거나 수신자 그룹을 회의에 초대하는 등의 특정 작업을 정기적으로 수행하는 경우 빠른 단계 시간을 절약할 수 있습니다. 미리 정의된 빠른 단계 중간에 탭이지만 기능의 진정한 힘은 사용자 정의에 있습니다.

드롭다운 화살표를 클릭하고 “새로운 빠른 단계” 마우스를 한 번만 탭하면 메시지를 분류, 이동, 플래그 지정 및 삭제할 수 있는 사용자 지정 작업 시퀀스를 만들 수 있습니다.

오른쪽 하단 섹션에 있는 풀아웃 화살표를 클릭하면 “빠른 단계” 리본 그룹은 테마에 대한 다양한 변형을 만들 수 있도록 바로 가기를 복제하고 편집할 수 있는 대화 상자를 엽니다.

팁 #5: 규칙과 조건부 서식으로 메일 정렬하기

NS '규칙' 드롭다운 '이동하다' 섹션 '집' 탭은 메시지가 도착하면 자동으로 처리하기 위한 규칙을 만들고 관리하는 옵션을 제공합니다. 클릭하기 전에 메시지를 선택하면 유사한 메시지에 영향을 주는 규칙을 생성하도록 제안합니다. 선택하다 "규칙 만들기" 보낸 사람, 받는 사람, 크기, 날짜 등을 포함하여 확인할 모든 종류의 기준을 설정할 수 있는 옵션이 제공됩니다. 설정된 기준과 일치하는 이메일을 어떻게 처리할지 선택하게 됩니다.

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비슷한 기능은 조건부 서식, 클릭하면 찾을 수 있습니다. "보기 설정" 다음에 의해 "보다" 탭. 이것은 메시지를 이동하거나 처리하지 않지만 특정 기준과 일치하는 이메일을 지정된 글꼴 및 색상으로 표시하므로 받은 편지함에서 즉시 찾을 수 있습니다.

팁 #6: 불필요한 메시지를 자동으로 지우기

공간을 절약하거나 다루기 힘든 이메일 흔적을 정리하고 싶다면, 정리 Outlook 2013 이상의 도구가 도움이 될 수 있습니다. 전체 이메일 대화를 분석하고 후속 메시지 내에서 전체가 인용된 메시지를 삭제합니다. 그렇게 하면 후속 메시지를 확인하여 말한 내용을 계속 볼 수 있습니다.

사용 정리에서 드롭다운 메뉴를 클릭합니다. "집" 탭을 클릭하고 단일 대화를 정리할지 전체 폴더를 정리할지 선택합니다. 설정에 대한 추가 제어를 구현하려면 "설정" 어떤 종류의 메시지를 선별하고 어떤 메시지를 남겨야 하는지를 선택하려면 팝업 경고 내의 버튼을 클릭하십시오.

팁 #7: 메일 및 일정에 대한 액세스 권한 위임

특정 상황이나 이벤트로 인해 다른 사람에게 Outllok 계정 액세스를 제공해야 하는 경우 일시적으로 다른 사람이 받은 편지함 및 약속을 관리하도록 할 수 있습니다. 이를 설정하려면 "파일" 탭을 클릭한 다음 "계정 설정" 드롭다운 및 선택 "대리인 액세스." 딸깍 하는 소리 "추가하다" 액세스 권한을 부여할 사람의 이름을 입력합니다.

권한에 대한 드롭다운 세트가 표시됩니다. 기본 설정을 사용하면 대리인이 캘린더 및 작업 목록에 액세스하고 업데이트할 수 있지만 이메일과 연락처는 비공개로 유지됩니다. 필요에 따라 권한을 조정할 수 있습니다.

메모: 대리인은 귀하와 동일한 버전의 Outlook을 사용하고 있어야 하며 대리인이 액세스할 수 있는 항목은 Exchange 서버에 저장되어 있어야 합니다. 대리인은 하드 드라이브에 있는 사서함에 액세스할 수 없습니다.

팁 #8: 수신 확인 관리

고맙게도 Outlook은 읽음 확인을 보내기 전에 권한을 요청할 만큼 잘 작동합니다. 클릭하여 동작을 추가로 사용자 정의할 수 있습니다. "파일" 탭, 열기 "옵션," 선택 "우편" 보기 및 아래로 스크롤 '추적' 부분. 전송된 수신 요청의 빈도를 구성하려면 다음을 선택합니다. "언제나" 또는 "절대," 또는 자신의 수신 요청 설정을 구성합니다.

한 가지 유용한 옵션은 이메일이 실제로 열렸을 때 알림을 요구하지 않고 이메일이 수신자의 메일 서버에 도달했음을 확인하는 배달 확인을 요청하는 기능입니다.

팁 #9: 시간대

출퇴근하는 경우 Outlook의 회의 및 약속이 잘못된 현지 시간에 표시되는 불편함을 알게 될 것입니다. 고맙게도 설정 내에서 시간대를 제어할 수 있습니다. 아래에 "파일," 찾다 "옵션" 그리고 선택 "달력" 당신의 "시간대" 설정. 현지 시간대를 변경하면 이메일 타임스탬프와 캘린더 항목이 적절한 오프셋과 함께 표시됩니다.

또한 표시할 두 번째 시간대를 구성할 수 있습니다. 예를 들어 집에 몇 시가 되었는지 추적하거나 해외 동료가 근무 시간 중에 그들을 잡을 수 있도록 몇 시인지 확인할 수 있습니다. t 하루 중 불편한 시간에 연락하십시오. 딸깍 하는 소리 "시간대 변경" 한 위치에서 다른 위치로 쉽게 전환할 수 있습니다.

팁 #10: 스티커 메모 기능 사용

Outlook에는 중요한 정보를 상기시키거나 메모하는 데 도움이 되는 기본 제공 스티커 메모 기능이 포함되어 있습니다. 누르다 "Ctrl + Shift + N" Outlook 인터페이스의 어느 곳에서나 새 메모를 만들고 화면의 아무 곳이나 끌어서 배치할 수 있습니다. 기본적으로 메모는 옅은 노란색으로 표시되지만 범주에 할당하여 관련 색상으로 전환할 수 있습니다.

메모를 관리하려면 "메모" 하단에 있는 아이콘 '보다' 패널. 여기에서 메모를 복사, 구성 및 인쇄할 수 있습니다. 창의 오른쪽 상단에 있는 필드를 통해 특정 텍스트가 포함된 메모를 검색할 수도 있습니다.

팁 #11: 암호화된 이메일

18 Outlook 팁

메시지가 실제로 사용자에게서 온 것임을 증명하려는 경우 Outlook에서 전자 메일에 암호화 방식으로 서명할 수 있습니다. 한 단계 더 나아가 키를 공유한 수신자만 읽을 수 있도록 텍스트와 첨부 파일을 암호화할 수도 있습니다. 이를 설정하려면 다음을 클릭하여 "보안 센터 설정"을 엽니다. “파일 | 옵션 | 신뢰센터” 그리고 선택 "이메일 보안."

이메일을 암호화하고 디지털 서명을 추가하는 것은 관련 상자를 선택하는 것만큼 쉽지만 생성하고 가져와야 합니다. 디지털 ID 아직 가지고 있지 않은 경우. 딸깍 하는 소리 "디지털 ID를 얻으십시오 ..." 무료 이메일 인증서를 제공하는 Comodo를 비롯한 다양한 제공업체에 대한 링크를 확인합니다.

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